Regulamin

§ 1. Postanowienia ogólne

Regulamin określa zasady korzystania z usługi Stanto świadczonej drogą elektroniczną przez KAPOKWEB Tomasz Kampe, ul. Młyńska 18/40, 32-005 Niepołomice, NIP PL6831997329, REGON 123214875, e-mail [email protected] („Usługodawca”). Jest regulaminem, o którym mowa w art. 8 ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną.

Pojęcia użyte w regulaminie:

• Usługa — system Stanto do inwentaryzacji, przyjmowania dostaw, prowadzenia katalogu produktów, koszyków i etykiet, obejmujący Panel i Aplikację.
• Panel — aplikacja internetowa pod adresem stanto.app.
• Aplikacja — aplikacja mobilna Stanto na urządzenia z systemem Android.
• Klient — przedsiębiorca, który zawarł z Usługodawcą umowę o świadczenie Usługi.
• Konto — konto Klienta (firmy) w Usłudze, wraz z jego danymi i ustawieniami.
• Użytkownik — osoba, której Klient dał dostęp do Konta: użytkownik Panelu albo operator Aplikacji.
• Plan — pakiet Usługi z określonymi limitami i ceną (Free, Starter, Business, Pro, Enterprise); Dodatek — płatne zwiększenie limitu Planu.
• Cennik — aktualne ceny i limity Planów i Dodatków, opublikowane na stanto.pl i w Panelu (Rozliczenia).
• Okres rozliczeniowy — miesiąc albo rok, za który Klient płaci z góry.

§ 2. Dla kogo jest Usługa

Usługa jest przeznaczona wyłącznie dla przedsiębiorców i jest świadczona w ramach ich działalności gospodarczej. Osoba zakładająca Konto oświadcza, że działa w imieniu Klienta i jest do tego upoważniona.

Do osoby fizycznej prowadzącej jednoosobową działalność gospodarczą, dla której umowa nie ma charakteru zawodowego (art. 385⁵ Kodeksu cywilnego), stosuje się przepisy chroniące konsumenta w zakresie przewidzianym prawem — w szczególności prawo odstąpienia od umowy w ciągu 14 dni od jej zawarcia. Jeżeli taka osoba zażąda rozpoczęcia płatnej Usługi przed upływem tego terminu, w razie odstąpienia płaci za okres, w którym korzystała z Usługi.

§ 3. Zakres Usługi

W ramach Usługi Klient może w szczególności: prowadzić katalog produktów z kodami kreskowymi i zdjęciami, prowadzić inwentaryzacje (także z numerami seryjnymi) i przyjmować dostawy przy użyciu Aplikacji — również bez połączenia z internetem, z późniejszą synchronizacją — śledzić postęp w Panelu, tworzyć koszyki i etykiety, generować raporty oraz korzystać z integracji z systemami zewnętrznymi.

Zakres funkcji i limity (liczba produktów, urządzeń, lokalizacji, równoczesnych inwentaryzacji, wsparcie w cenie) zależą od Planu i Dodatków zgodnie z Cennikiem. Plan Enterprise i inne warunki indywidualne ustala odrębna oferta lub umowa, która ma pierwszeństwo przed regulaminem.

Usługodawca rozwija Usługę i może zmieniać jej funkcje, nie ograniczając jednak w trakcie opłaconego Okresu rozliczeniowego istotnych funkcji Planu, za który Klient zapłacił.

§ 4. Wymagania techniczne

• Panel: dostęp do internetu i aktualna przeglądarka (Chrome, Edge, Firefox lub Safari) z włączoną obsługą JavaScript i plików cookie niezbędnych do logowania; aktywny adres e-mail.
• Aplikacja: urządzenie z systemem Android 7.0 lub nowszym, z aparatem albo wbudowanym skanerem. Kolektory Zebra działają bez konfiguracji (DataWedge); kolektory innych producentów — po ustawieniu skanera na tryb klawiatury z klawiszem Enter po kodzie.
• Praca bez internetu wymaga okresowej synchronizacji Aplikacji z Usługą; dane zapisane na urządzeniu, które nie zostało zsynchronizowane, mogą zostać utracone razem z urządzeniem.

Sprzęt (kolektory, telefony, drukarki etykiet) i połączenie z internetem zapewnia Klient na własny koszt.

§ 5. Zawarcie umowy i Konto

Umowa zostaje zawarta z chwilą założenia Konta i potwierdzenia adresu e-mail (lub zalogowania przez Google albo firmowe SSO), na czas nieokreślony. Zakładając Konto, Klient akceptuje regulamin.

Klient podaje prawdziwe dane firmy (nazwę, NIP, adres) i aktualizuje je w Panelu. Dane te służą do wystawiania dokumentów sprzedaży.

Klient odpowiada za działania Użytkowników, którym dał dostęp, oraz za zabezpieczenie haseł, plakietek, PIN-ów i kodów aktywacyjnych. O podejrzeniu nieuprawnionego dostępu Klient niezwłocznie powiadamia Usługodawcę.

§ 6. Okres próbny i Plan Free

Nowe Konto może otrzymać bezpłatny okres próbny Planu płatnego (14 dni, chyba że Usługodawca wskaże inaczej). W okresie próbnym niektóre wyniki — np. raporty z zamkniętej inwentaryzacji i wysyłka wyników do integracji — mogą wymagać wyboru Planu płatnego. Po okresie próbnym, bez opłacenia Planu, Konto przechodzi na Plan Free.

Plan Free jest bezpłatny i ma limity podane w Cenniku. Usługodawca może zmienić warunki Planu Free, informując Klientów z co najmniej 30-dniowym wyprzedzeniem.

§ 7. Ceny i płatności

• Plany płatne i Dodatki są opłacane z góry za Okres rozliczeniowy, według Cennika obowiązującego w chwili wystawienia dokumentu. Ceny w Cenniku są cenami netto; do faktur doliczany jest VAT według obowiązujących przepisów (dla Klientów z innych państw UE z ważnym numerem VAT-UE — odwrotne obciążenie). Klienci z Polski płacą w PLN, pozostali w EUR.
• Przed końcem Okresu rozliczeniowego (zwykle 7 dni wcześniej) Usługodawca wystawia fakturę pro forma na kolejny okres, z terminem płatności podanym na dokumencie (zwykle 7 dni). Płatność przelewem lub — gdy jest dostępna — online przez Przelewy24. Po zaksięgowaniu płatności Usługodawca wystawia fakturę VAT, także w Krajowym Systemie e-Faktur, gdy obowiązuje.
• Brak płatności w terminie: po 3 dniach Konto przechodzi w tryb tylko do odczytu, a po kolejnych 5 dniach na Plan Free. Dane przekraczające limity Planu Free nie są usuwane, ale do czasu dopasowania ich do limitów albo opłacenia Planu ich zmiana jest zablokowana.
• Zmiana Planu lub Dodatków odbywa się w Panelu (Rozliczenia) na zasadach tam opisanych. Opłata za rozpoczęty Okres rozliczeniowy nie podlega zwrotowi, chyba że przepisy prawa lub regulamin stanowią inaczej.
• Zmiana Cennika nie dotyczy opłaconego Okresu rozliczeniowego. O podwyżce ceny Planu Klienta Usługodawca informuje co najmniej 30 dni przed początkiem okresu, którego dotyczy.
• Klient wyraża zgodę na otrzymywanie dokumentów sprzedaży w postaci elektronicznej.

§ 8. Wsparcie

Zakres wsparcia w cenie Planu (kanał, czas reakcji, godziny wdrożenia, dni dyżuru) określa Cennik. Czas reakcji liczony jest w dni robocze (poniedziałek–piątek, bez dni ustawowo wolnych od pracy). Dodatkowe godziny wsparcia, wdrożenia i dyżury są odpłatne według cen podanych w Panelu.

Zgłoszenia przyjmujemy pod adresem [email protected] oraz przez formularz kontaktowy na stanto.pl.

§ 9. Dostępność Usługi

Usługodawca dokłada starań, by Usługa działała bez przerw. Może przeprowadzać prace techniczne, w miarę możliwości poza godzinami pracy i z wcześniejszą informacją; Aplikacja pozwala w tym czasie skanować bez połączenia. Gwarantowany poziom dostępności (SLA) obowiązuje tylko wtedy, gdy przewiduje go oferta lub umowa indywidualna.

§ 10. Dane Klienta

Dane wprowadzone do Usługi przez Klienta i Użytkowników (produkty, wyniki inwentaryzacji, dostawy, koszyki, zdjęcia i inne) należą do Klienta. Usługodawca korzysta z nich wyłącznie w celu świadczenia Usługi.

Klient może w każdej chwili pobrać swoje dane, m.in. w postaci raportów CSV, XLSX i PDF. Usługodawca wykonuje kopie zapasowe danych w ramach Usługi; nie zastępują one zachowania przez Klienta wyników, które musi przechowywać (np. dokumentacji inwentaryzacji wymaganej przepisami o rachunkowości).

Po rozwiązaniu umowy dane Konta są usuwane w ciągu 30 dni, a z kopii zapasowych — w ciągu kolejnych 14 dni. Przed rozwiązaniem umowy Klient powinien pobrać potrzebne dane. Dokumenty rozliczeniowe Usługodawca przechowuje przez okres wymagany przepisami.

§ 11. Powierzenie przetwarzania danych osobowych

W zakresie danych osobowych, które Klient wprowadza do Usługi, Klient jest administratorem, a Usługodawca podmiotem przetwarzającym. Ten paragraf stanowi umowę powierzenia przetwarzania danych w rozumieniu art. 28 RODO; zawarcie umowy o świadczenie Usługi oznacza jej zawarcie.

• Przedmiot i czas: dane wprowadzone do Usługi, przez czas trwania umowy i okres usuwania danych z § 10.
• Charakter i cel: przechowywanie, synchronizacja z Aplikacją i przetwarzanie w ramach funkcji Usługi, na potrzeby Klienta.
• Kategorie osób: pracownicy i współpracownicy Klienta (Użytkownicy Panelu, operatorzy Aplikacji) oraz inne osoby, których dane Klient wprowadzi (np. osoby kontaktowe kontrahentów w dostawach i koszykach).
• Kategorie danych: imię i nazwisko, adres e-mail, rola i przypisane lokalizacje, skróty plakietek i PIN-ów, identyfikatory urządzeń, historia operacji (kto, kiedy i na jakim urządzeniu zapisał skan lub zmianę) oraz inne dane wprowadzone przez Klienta. Klient nie wprowadza do Usługi szczególnych kategorii danych (art. 9 RODO).

Usługodawca:

• przetwarza dane wyłącznie na udokumentowane polecenie Klienta — jest nim regulamin oraz konfiguracja i działania Klienta w Usłudze (np. włączenie integracji, wysyłka wyników);
• zapewnia, że osoby z dostępem do danych zobowiązały się do zachowania poufności;
• stosuje środki bezpieczeństwa z art. 32 RODO, w tym szyfrowanie połączeń, przechowywanie haseł, PIN-ów i plakietek wyłącznie jako skrótów, szyfrowanie danych dostępowych integracji, kontrolę dostępu według ról i lokalizacji, kopie zapasowe oraz przetwarzanie na serwerach w Unii Europejskiej (Google Cloud, Belgia);
• pomaga Klientowi w realizacji praw osób, których dane dotyczą, i w obowiązkach z art. 32–36 RODO, w zakresie, w jakim pozwala na to Usługa;
• zgłasza Klientowi naruszenie ochrony danych bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu 48 godzin od jego stwierdzenia;
• po zakończeniu umowy usuwa dane zgodnie z § 10 (wcześniej Klient może je pobrać);
• udostępnia informacje potrzebne do wykazania spełnienia obowiązków i umożliwia audyt — po uzgodnieniu terminu z co najmniej 14-dniowym wyprzedzeniem, nie częściej niż raz w roku (chyba że doszło do naruszenia), na koszt Klienta.

Klient wyraża ogólną zgodę na korzystanie przez Usługodawcę z dalszych podmiotów przetwarzających: Google Cloud (hosting i baza danych, region UE) oraz dostawcy poczty e-mail (wysyłka wiadomości z Usługi). O planowanej zmianie Usługodawca informuje z co najmniej 14-dniowym wyprzedzeniem; Klient może zgłosić sprzeciw, a w razie jego nieuwzględnienia — wypowiedzieć umowę ze skutkiem natychmiastowym. Systemy zewnętrzne, które Klient sam podłączy (integracje), otrzymują dane na polecenie Klienta i nie są dalszymi podmiotami przetwarzającymi Usługodawcy.

§ 12. Zasady korzystania

Klient i Użytkownicy nie mogą: wprowadzać treści bezprawnych, naruszać bezpieczeństwa Usługi ani prób dostępu do cudzych danych, obciążać Usługi w sposób wykraczający poza zwykłe korzystanie (np. masowe zautomatyzowane zapytania poza udostępnionymi integracjami), dekompilować Aplikacji w zakresie niedozwolonym przez prawo ani udostępniać Usługi osobom trzecim w celach zarobkowych bez zgody Usługodawcy.

Przy naruszeniu tych zasad Usługodawca może zawiesić dostęp do Konta po bezskutecznym wezwaniu do zaprzestania, a przy zagrożeniu bezpieczeństwa Usługi lub innych Klientów — od razu, informując o tym Klienta.

Aplikację Klient otrzymuje na niewyłącznej, nieprzenoszalnej licencji na czas trwania umowy, w celu korzystania z Usługi.

§ 13. Integracje i systemy zewnętrzne

Integracje (m.in. Comarch Optima, SAP, BaseLinker, WooCommerce, PrestaShop, Fakturownia, serwer FTP) działają na danych dostępowych podanych przez Klienta i zależą od działania tych systemów. Usługodawca nie odpowiada za ich dostępność, zmiany ani za skutki danych, które Klient polecił do nich wysłać — w szczególności Klient sprawdza wyniki inwentaryzacji przed ich zapisaniem w systemie księgowym, magazynowym lub sklepie.

Nazwy i znaki towarowe innych firm są używane wyłącznie do wskazania zgodności i należą do ich właścicieli; Usługodawca nie jest z nimi powiązany, o ile wyraźnie tego nie wskazano.

§ 14. Odpowiedzialność

Usługodawca odpowiada za niewykonanie lub nienależyte wykonanie umowy na zasadach ogólnych, z następującymi ograniczeniami: nie odpowiada za utracone korzyści, a jego łączna odpowiedzialność jest ograniczona do kwoty opłat zapłaconych przez Klienta za Usługę w ciągu 12 miesięcy przed zdarzeniem wywołującym szkodę. Ograniczenia nie dotyczą szkody wyrządzonej umyślnie oraz przypadków, w których przepisy prawa ich nie dopuszczają.

Usługodawca nie odpowiada za szkody wynikłe z: działań Użytkowników Klienta, udostępnienia przez Klienta danych dostępowych, awarii sprzętu lub łączności po stronie Klienta, utraty niezsynchronizowanych danych z urządzenia, działania systemów zewnętrznych oraz siły wyższej.

§ 15. Reklamacje

Reklamację można zgłosić na adres [email protected], opisując problem, Konto, którego dotyczy, i oczekiwany sposób rozwiązania. Usługodawca odpowiada w ciągu 14 dni od otrzymania reklamacji, na adres e-mail, z którego ją wysłano.

§ 16. Rozwiązanie umowy

Klient może w każdej chwili przestać korzystać z Planu płatnego (przechodząc na Plan Free po końcu opłaconego okresu) albo rozwiązać umowę, prosząc o usunięcie Konta na adres [email protected]. Opłata za rozpoczęty Okres rozliczeniowy nie podlega zwrotowi.

Usługodawca może wypowiedzieć umowę z 30-dniowym okresem wypowiedzenia z ważnych przyczyn (np. zakończenie świadczenia Usługi), zwracając proporcjonalnie opłatę za niewykorzystany, opłacony okres. Przy rażącym lub uporczywym naruszeniu regulaminu przez Klienta Usługodawca może rozwiązać umowę ze skutkiem natychmiastowym.

§ 17. Zmiany regulaminu

Usługodawca może zmienić regulamin z ważnych przyczyn (zmiana przepisów, zmiana Usługi, bezpieczeństwo), informując Klientów e-mailem lub w Panelu co najmniej 14 dni przed wejściem zmian w życie. Klient, który nie akceptuje zmian, może do tego dnia wypowiedzieć umowę ze skutkiem natychmiastowym; w takim wypadku Usługodawca zwraca proporcjonalnie opłatę za niewykorzystany, opłacony okres.

§ 18. Postanowienia końcowe

Umowa podlega prawu polskiemu. W sprawach nieuregulowanych stosuje się przepisy Kodeksu cywilnego, ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną i RODO.

Spory między Usługodawcą a Klientem rozstrzyga sąd właściwy dla siedziby Usługodawcy, z zastrzeżeniem przepisów chroniących osoby, o których mowa w § 2.

Regulamin jest dostępny w języku polskim i angielskim; w razie rozbieżności rozstrzyga wersja polska. Zasady przetwarzania danych osobowych przez Usługodawcę jako administratora opisuje Polityka prywatności.